Wat te doen als je gast te laat komt

Als je een paar ervaringen hebt georganiseerd, had je misschien al te maken met dit veelvoorkomende pijnpunt voor hosts: een late gast. Misschien waren ze op de foute trein gesprongen, wisten ze nog niet heel goed in welke tijdzone ze juist waren of konden ze jouw ontmoetingsplek domweg niet vinden. Wat de reden ook is, te laat komen komt voor in de beste families.

We hebben onze community om hun beste tips gevraagd om om te gaan met late gasten en de groep die misschien op hen zit te wachten. Lees verder voor creatieve oplossingen voor dit veel voorkomende probleem.

Wellicht kun je het aantal gasten dat te laat komt, verminderen door vroeg en vaak te communiceren. Veel hosts kiezen ervoor om alle gasten ten minste 24 uur voor een ervaring een bericht te sturen, waaronder:

• Een suggestie dat gasten extra tijd toevoegen om rekening te houden met verkeer, parkeren en vertragingen
• Tips voor de beste ritten of openbaar vervoer
• Een foto van de exacte ontmoetingsplaats
• Suggesties voor parkeerplaatsen in de buurt en hoeveel tijd om uit te trekken voor het parkeren
• Informatie over hoe je op de dag van de ervaring met jou, de host, kunt communiceren
• Een uitleg over waar en wanneer gasten je kunnen ontmoeten als ze te laat zijn (als er een tweede locatie op je reisschema staat)
• Informatie over de sluitingstijd voor aankomsten, bijv. 15 minuten

Hieronder delen hosts tips en positieve resultaten met betrekking tot vroege communicatie:

"Nadat ik de extra tip had toegevoegd om 20 minuten eerder te vertrekken en het verkeer in de gaten te houden, maakte dit een enorm verschil voor mij en mijn gasten. Ze zijn altijd erg dankbaar." — Dominique, gastheer van CultureelEten/ Kroegentocht Barrio Logan, San Diego, CA.

"Ik laat instructies achter voor mijn gasten over waar ze elkaar kunnen ontmoeten als ze te laat zijn. Ik vertel ze bijvoorbeeld het volgende stoppunt en hoe laat we daar zullen zijn." — Sarah, host van eBike Tour of Portland, Portland, OR.

"Ik wissel voorafgaand aan de ervaring telefoonnummers uit, zodat gasten kunnen bellen of sms'en als ze verdwalen, vragen hebben, enz. Ik bericht ze altijd voordat ik vertrek. In ruil daarvoor geven ze me altijd hun geschatte aankomsttijd." — John, gastheer van Boogschietlessen voor iedereen, Portland, OR

Om rekening te houden met gasten die een beetje laat aankomen, moet je nadenken over hoe je de eerste 15 minuten van je ervaring organiseert. Dit is hoe een paar hosts rekening houden met late gasten en de gasten die op tijd aankwamen bezig houden.

"Ik serveer eerst drankjes, wat me ongeveer tien minuten kost. Terwijl ik me met de gasten bezighoud en met hen praat, stuur ik een bericht naar de late gast om erachter te komen of ze haar weg niet kan vinden en vertel ik haar dat ik over 10 minuten begin." — Justine, host van Become a Perfumer's Apprentice: Creëer je eigen parfum, Parijs, Frankrijk

"Als de rest van de groep is aangekomen, gaan we in gesprek en als de wachttijd langer is dan 5 minuten, neem ik ze mee naar een interessante plek heel dicht bij de ontmoetingsplaats, die meestal niet in de tour is opgenomen. Tegen de tijd dat we terug zijn, zou de late gast er moeten zijn." — Ionut, host van Dublin Busking Experience, Dublin, Ierland

"Als gasten te laat zijn, communiceer ik duidelijk met de rest van de groep wat er gebeurt en wat ik zeker weet. Ik begin met introducties en vragen over wat hen naar de ervaring bracht, waarom ik van boogschieten hou, enz. Ik laat ze weten dat ik graag meer tijd aan de ervaring wil toevoegen als ze de flexibiliteit hebben." — Angie, Host of Boogschieten met Mindfulness, Portland, OR

Ga ervan uit dat je gasten de beste bedoelingen hadden om op tijd aan te komen; dit zal helpen om een positieve instelling te behouden. Dit is wat een paar van onze hosts zeggen over communicatie met late gasten:

"Als ze te laat komen, verwelkom ik ze door te zeggen: ‘Bedankt voor het volharden!’ "— Sarah, host van Explore Portland on an Electric Bike, Portland, OR.

"Als gasten te laat zijn en niet sms'en of bellen, dan bel ik hen zelf. Als ze niet opnemen, stuur ik ze een sms met de vraag of alles in orde is. Als ik geen antwoord krijg, wacht ik maximaal 15 minuten, dan begin ik aan de rondleiding. Ik stuur nog een sms naar de late gast met de mededeling dat het me spijt dat ze niet konden komen." — Ionut, host van Dublin Busking Experience

"Als de late gast aankomt, praat ik veel met ze en leer ik zoveel mogelijk over ze. Dan neem ik die informatie en probeer ik ze in contact te brengen met andere gasten die er eerder waren. Dit helpt voorkomen dat de late gast zich buitengesloten of geïsoleerd voelt." — Jonathan, host van Experience SF Nightlife Like a Local!, San Francisco, Californië

hoe flexibel je bent met je gasten. Veel verhuurders proberen soms gasten tegemoet te komen die een echte tegenslag hebben gehad en erg laat komen.

"Ik had een situatie waarin de enige twee gasten die voor de dag hadden geboekt rechtstreeks van het vliegveld kwamen nadat hun vlucht was vertraagd. Een uur voor de ervaring begon stuurden ze een bericht. In dat geval heb ik besloten om ze tegemoet te komen en de begintijd met een uur of twee uit te stellen. Natuurlijk is dit scenario alleen van toepassing als je geen plannen hebt voor later die dag." — Ionut, host van Dublin Busking Experience, Dublin, Ierland